Prüfmittelverwaltung kostenlos: Excel, Free-Software oder CAQ?

Kurzantwort

Eine kostenlose Prüfmittelverwaltung ist möglich – die passende Variante hängt vor allem von der Anzahl Ihrer Prüfmittel und Ihren Audit-Anforderungen ab:

• Excel reicht nur bei sehr wenigen Prüfmitteln und strikter Disziplin (Versionierung, Zugriffsrechte, Erinnerungen).
• Reitec.PMM Free ist eine Spezialsoftware ohne Lizenzkosten, begrenzt auf maximal 150 Prüfmittel (Registrierung erforderlich).
• Reitec.PMM Pro hebt die Begrenzung auf und ergänzt u. a. Kalibrierdaten, E-Mail-Funktionen und Microsoft SQL-Server – ab 281 € je Lizenz (zzgl. MwSt.).
• CAQ-Suiten (z. B. Babtec, CAQ AG, Consic) decken weit mehr Qualitätsprozesse ab; Lizenz- und Einführungsaufwand sind entsprechend höher.

Was ISO 9001 im Kern verlangt

ISO 9001:2015 fordert in Abschnitt 7.1.5, dass Ressourcen zur Überwachung und Messung für ihren Zweck geeignet sind und – wo erforderlich – messtechnisch rückführbar kalibriert und gegen unbefugte Justierung geschützt werden. Praktisch heißt das für die meisten Betriebe:

• Verzeichnis der Prüf- und Messmittel
• Status und Fälligkeit von Kalibrierung bzw. Prüfung
• Nachweise (Zertifikate, Protokolle)
• Nachvollziehbare Historie
• Klare Verantwortlichkeiten

Die Norm schreibt kein bestimmtes Softwareprodukt vor – sie verlangt Ergebnisse und Nachweise. Mehr Grundlagen finden Sie auf unserer Seite Prüfmittelüberwachung.

Option A: Excel oder Vorlage

Vorteile: sofort verfügbar, flexibel, keine Lizenzkosten.
Nachteile: keine robuste Mehrbenutzer-Historie, Daten leicht überschreibbar, Erinnerungen und Zugriffsrechte nur mühsam umsetzbar.

Geeignet höchstens für sehr kleine Bestände und als Übergangslösung. Bei wachsenden Listen kostet Excel häufig mehr Zeit für Suche, Pflege und Audit-Vorbereitung, als es an Lizenzkosten spart.

Option B: Kostenlose Spezialsoftware – Reitec.PMM Free

Reitec.PMM ist eine Software der REITEC GmbH aus Eberdingen bei Stuttgart speziell für Prüfmittelmanagement und läuft auf Microsoft-Windows-Systemen. Die Free-Version im Überblick:

Wann Free passt: Bestand klar unter 150 Prüfmitteln, Fokus auf Überwachung von Fälligkeiten und Nachweisen.
Wann Free nicht reicht: mehr als 150 Prüfmittel, Microsoft SQL-Server, erweiterte Funktionen (z. B. eigene Prüfzyklen, Kalibrierdaten, Etiketten, E-Mail-Funktionen, Schnittstellen) oder Support im Rahmen eines Wartungsvertrags. Dann ist Reitec.PMM Pro die Alternative: 281 € je Netzwerklizenz inkl. 1 Jahr Updates, Service und Support; die Verlängerung kostet 199 € pro Lizenz und Jahr (alle Preise zzgl. MwSt.). Pro lässt sich mit einer 30-Tage-Testlizenz ausprobieren.

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Option C: Kostenlose Tests anderer Anbieter

Viele CAQ- und Prüfmittel-Anbieter bieten zeitlich oder mengenmäßig begrenzte Testversionen an. Das eignet sich gut zum Vergleichen, ersetzt aber keine dauerhafte kostenlose Lösung. Achten Sie beim Vergleich auf Betriebsmodell (Cloud oder lokal), Preis nach Ablauf des Tests und Funktionsumfang der jeweiligen Edition.

Option D: Pro-Lizenz oder vollständige CAQ-Suite

Eine Pro-Lizenz oder CAQ-Suite ist sinnvoll, wenn Sie

• deutlich mehr als 150 Prüfmittel verwalten,
• mehrere Standorte, Mandanten oder Rollen abbilden müssen,
• Messsystemanalyse, Reklamationsmanagement, FMEA usw. in einem System wollen,
• oder Ihre IT eine Cloud-Lösung mit SLA vorgibt.

Für eine reine, erweiterte Prüfmittelverwaltung genügt häufig eine Pro-Lizenz. Wer den kompletten Qualitätsprozess abbilden will, findet bei CAQ-Suiten wie Babtec, CAQ AG oder Consic sowie branchenspezifischen Lösungen passende Angebote – mit entsprechend höherem Projektaufwand.

Entscheidungstabelle

Checkliste vor dem Audit

• Vollständiges Verzeichnis der relevanten Prüf- und Messmittel
• Eindeutige Kennzeichnung bzw. Inventarnummern
• Fälligkeiten und Status aktuell
• Zertifikate und Protokolle am Datensatz abgelegt
• Historie nachvollziehbar (wer, wann, was)
• Gesperrte oder überfällige Prüfmittel nicht im Einsatz
• Verantwortliche und Vertretung benannt
• Datensicherung der Datenbank bzw. Dateien geregelt

Häufige Fragen

Ist kostenlose Prüfmittelsoftware auditfähig?

Ja, wenn Prozesse und Nachweise stimmen. Der Preis der Lizenz ist nicht das Audit-Kriterium – entscheidend ist, dass Prüfmittel vollständig erfasst, Fälligkeiten überwacht und Nachweise nachvollziehbar abgelegt sind.

Was passiert, wenn ich mit Reitec.PMM Free über 150 Prüfmittel komme?

Die Free-Version ist auf maximal 150 Prüfmittel begrenzt. Für größere Bestände ist Reitec.PMM Pro vorgesehen, das keine Begrenzung der Prüfmittelanzahl hat.

Brauche ich für die Prüfmittelverwaltung eine Cloud-Lösung?

Nicht zwingend. Viele Unternehmen arbeiten bewusst lokal (On-Premises). Eine Cloud-Lösung kann Zugriff und IT-Aufwand vereinfachen, erfordert aber eine Prüfung von Anbieter und Datenschutz.

Reicht eine Prüfmittelverwaltung ohne komplette CAQ-Suite?

Für die reine Prüfmittelverwaltung oft ja. Sobald Prüfplanung, Reklamationsmanagement oder SPC eng verzahnt sein müssen, lohnt es sich, eine CAQ-Suite oder eine Integration zu prüfen.

Nächste Schritte

1. Bestand zählen: Wie viele aktive Prüfmittel verwalten Sie?
2. Bis 150 Prüfmittel und Windows-Umgebung: Reitec.PMM Free registrieren und testen.
3. Absehbares Wachstum oder Bedarf an Pro-Funktionen: Reitec.PMM Pro mit 30-Tage-Testlizenz ausprobieren und Konditionen prüfen.
4. Komplette CAQ-Roadmap geplant: parallel ein bis zwei CAQ-Suiten vergleichen.

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